1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Meira Oy (Y-tunnus 1789989-2)
Postiosoite: PL 32, 00511 Helsinki
Käyntiosoite: Aleksis Kiven katu 15, 00510 Helsinki
Puh. 0207 44 3500
[email protected]
2. Rekisterin nimi
Meira viestinnän ja markkinoinnin asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja järjestääksemme tapahtuman ja lähettääksemme rekisteröidylle tapahtumakutsun tapahtumaan. Voimme käsitellä henkilötietoja myös yhteydenottopyyntöihin vastaamista ja tapahtumasta viestimistä varten. Rekisteröidyn ilmoittautuessa tapahtumaan käsittelemme hänen henkilötietojaan varmistaaksemme rekisteröidyn turvallisuuden ja esimerkiksi voidaksemme huomioida mahdolliset rekisteröidyn erityistarpeet tapahtuman järjestämisessä.
Henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin voi perustua sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, rekisteröidyltä saatuun suostumukseen ja/tai yrityksemme oikeutettuun etuun. Voimme käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakkaan erillisen suostumuksen perusteella. Voimme lähettää asiakkaillemme sähköistä suoramarkkinointia oikeutettuun etuun perustuen laissa asetetuin edellytyksin. Käsittelemme yhteisöasiakkaidemme tietoja ja yhteisöasiakkaidemme yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja oikeutettuun etuun perustuen voidaksemme hoitaa ja kehittää asiakassuhdetta.
Tapahtuman järjestämistä varten kerättävien tietojen käsittely perustuu Meira Oy:n oikeutettuun etuun. Mikäli rekisteröity ilmoittaa tiedon erityisruokavaliosta, kyseisen tiedon käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Käsittelemme henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
4. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidystä voidaan tallentaa markkinointitarkoituksia varten seuraavanlaisia tietoja:
Nimi, yritys, sähköpostiosoite ja mahdollisesti muita asiakkuuteen suoraan liittyviä tietoja.
Tietoja voidaan kerätä rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakastapaamisten yhteydessä tai internetsivuillamme täytettävien lomakkeiden avulla. Voimme saada yhteisöasiakkaan yhteyshenkilön tietoja yhteisöasiakkaalta. Voimme kerätä tietoja myös julkisista lähteistä.
Tapahtumaan ilmoittautuva rekisteröity ilmoittaa meille tapahtumaan ilmoittautuessaan vähintään nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Rekisteröity voi antaa meille myös tiedon rekisteröidyn erityisruokavaliosta. Erityisruokavaliotiedon antaminen on vapaaehtoista. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mikäli tapahtuman järjestämiseen osallistuu ulkopuolisia palveluntarjoajia, saatamme luovuttaa tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellisia tapahtumaan osallistuvien tietoja palveluntarjoajalle.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät vain ne Meira Oy:n henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät sekä Meira Oy:n toimeksiannosta toimivat palveluntarjoajat.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Tietojärjestelmiin ei ole pääsyä ulkopuolisilla, ja tiedot säilytetään tietoturvallisella tavalla. Henkilötietoja käsittelevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Asiattomien pääsy edellä mainittuihin tiloihin ja tietojärjestelmiin on estetty.
Säilytämme yhteisöasiakkaan yhteyshenkilön henkilötietoja niin kauan kuin henkilö toimii yhteisöasiakkaan yhteyshenkilönä. Tämän jälkeen henkilön tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Lisäksi tiedot poistetaan, mikäli henkilö vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyn antamat henkilötiedot poistetaan välittömästi sen jälkeen, kun niiden käsittelyn oikeusperuste on lakannut. Esimerkiksi asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain niin kauan, kuin asiakaspalautteeseen vastaamiseen ja sen käsittelyyn liittyen on tarpeen.
Tapahtuman järjestämistä varten kerätyt tiedot poistetaan tapahtuman päättymisen jälkeen, kun tietojen käsittelylle ei ole enää perustetta, ja viimeistään vuoden kuluttua tapahtuman päättymisestä.
8. Ei automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 1. mainittuun postiosoitteeseen, kuoreen merkintä “asiakasrekisteri”.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.